Praca copywritera oznacza pisanie dużych ilości różnorakich tekstów, blogowych, artykułów eksperckich czy wpisów na social media i innych na strony internetowe. Oznacza to jednocześnie powstanie dużych ilości danych, które po kilku latach mogą urosnąć do całkiem sporych rozmiarów i w tym momencie stajemy przed kolejnym dylematem, gdzie je przechowywać. Odpowiedź na to pytanie tylko pozornie wydaje się prosta, a większość autorów trzyma swoje pliki na dysku komputera, na którym pracuje. Jednakże może oznaczać to następny problem, czy jest to całkowicie bezpieczne i co zrobić, kiedy w wyniku np. awarii dysku utracimy całe swoje cenne archiwum tekstów.
Utrata danych, jakie są tego najczęstsze przyczyny?
Mimo wprowadzania coraz to nowszych technologii produkcji dysków twardych, odejście od stosowanych jeszcze do niedawna modeli talerzowych na rzecz pamięci SSD, zawsze musimy liczyć się z ryzykiem wystąpieniem awarii. Powiedzmy sobie szczerze, że zazwyczaj jej skutki są wręcz opłakane, utrata danych, których kopii prawdopodobnie nawet nie zrobiliśmy. O ile stratę kilku zdjęć czy łatwych do ponownego zainstalowania programów możemy jakoś przeboleć, to zniknięcia kilkuset lub nawet kilku tysięcy tekstów, pisanych także pod pozycjonowanie stron, jako element kampanii content marketingowych czy Google Ads, już nie.
Istnieje wiele przyczyn utraty danych, niestety wielu spośród nich sami jesteśmy winni, a najczęściej dochodzi do tego w wyniku takich czynników jak:
- Samodzielnego, przypadkowego usunięcia danych, co w gorączce pracy może przydarzyć się każdemu, po prostu wystarczy zaznaczyć przez pomyłkę o kilka plików więcej i nieszczęście gotowe. Zwracajmy więc uwagę na to, co kasujemy i broń Boże nie ustawiajmy opcji usuwania z pominięciem Kosza, z którego zawsze możemy odzyskać usunięte pliki.
- Wykonania formatowania dysku, co także może częściowo wynikać z naszych zaniedbań, uszkodzenia systemu plików, przeważnie systemu operacyjnego, a jedynym rozwiązaniem bardzo często jest sformatowanie dysku i ponowne zainstalowanie systemu, co często wiąże się z utratą danych, w tym i nieskopiowanych tekstów zgromadzonych na dysku.
- Awarii samego komputera, wspomnianego uszkodzenia mechanicznego dysku lub innych ważnych podzespołów, wyniku np. przepięcia w sieci, przegrzania czy zalania naszego laptopa kawą, napojem pijanym w dużych ilościach przez większość copywriterów. Efekt jest jednak tylko jeden, tracimy to, co mieliśmy na dysku.
- Zainfekowania systemu wirusami lub innymi złośliwymi programami. Trzeba brać także pod uwagę ewentualny atak hakerski, chociaż na komputer indywidualnego copywritera jest raczej mało prawdopodobny. Infekcja może być aż tak poważna, że nierzadko kończy się nie tylko stratą danych, ale i koniecznością oddania sprzętu do serwisu.
We wszystkich tych przypadkach można pokusić się o odzyskanie danych, samodzielnie, przy pomocy odpowiedniego oprogramowania, albo zlecając to zadanie specjalizującej się w tym firmie. Warto również zabezpieczyć się na przyszłość przed taką niekomfortową sytuacją i przechowywać swoje dane w co najmniej dwóch miejscach, tak jak dotychczas na dysku komputera i dodatkowo na dysku zewnętrznym, oraz w zewnętrznej chmurze, a zalety i wady obu tych rozwiązań przedstawię poniżej.
Przechowywanie danych na dysku zewnętrznym – zalety i wady
Jeszcze do niedawna podstawowym urządzeniem służącym do robienia kopii swoich danych był pendrive, który wiele osób z dumą nosiło doczepiony do breloczka z kluczami. Niestety z czasem jego pojemność okazywała się zbyt mała, chociaż obecnie nie różni się praktycznie od wielu modeli zewnętrznych dysków twardych. Jednakże pendrive, nawet o pojemności 128 czy więcej gigabajtów, to niezalecane rozwiązanie, zwłaszcza jeśli stale go gdzieś przenosimy, co może skończyć się po prostu jego zagubieniem i ponownie utratą danych.
Dlatego, jeśli nasza baza tekstów, grafik i innych danych niezbędnych w pracy copywritera nieustannie rośnie, warto zastanowić się nad kupnem odpowiednio pojemnego zewnętrznego dysku twardego. Na pewno zapewni on wyższy poziom bezpieczeństwa niż tylko napęd wbudowany w laptopie lub komputerze stacjonarnym, a do najważniejszych zalet zewnętrznych dysków twardych można zaliczyć:
- pojemności większe niż pendrive, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać model mający np. 2 TB, albo i większy, na którym bez problemu zmieścimy wszystkie swoje dane, nawet bez ich kompresowania;
- uniwersalność zastosowania, praktycznie dowolny model dysku HDD czy SSD można używać z różnymi systemami operacyjnymi, nie ma więc znaczenia czy pracujemy na Windowsie, MAC OS, czy Linuksie. Jedynie w przypadku komputerów spod znaku nadgryzionego jabłka konieczne będzie dokupienie odpowiedniego kabelka połączeniowego ze względu na specyfikę łączy stosowanych w tym sprzęcie;
- niewielkie rozmiary, zwłaszcza nowych dysków produkowanych w technologii SSD, które możemy przenosić praktycznie bez ryzyka ich uszkodzenia, szczególnie jeśli umieścimy je w odpowiednio wytrzymałej, wzmacnianej obudowie, odpornej jednocześnie na działanie wilgoci;
Oczywiście kupując zewnętrzny dysk twardy, musimy też liczyć się z wadami takiego rozwiązania, a najistotniejsze, jakie trzeba uwzględnić, to:
- mimo wszystko ograniczona pojemność, której w żaden sposób nie można rozszerzyć;
- łatwość zgubienia tego w gruncie rzeczy niewielkiego urządzenia;
- konieczność ręcznego przesyłania danych na dysk, co w przypadku ich dużej ilości i stosunkowo niewielkiej prędkości transferu przez kabel, nawet typu USB typu C, może zająć naprawdę sporo czasu;
- ryzyko uszkodzenia, zwłaszcza jeśli zdecydujemy się na zakup tradycyjnego modelu HDD z delikatnym układem talerzy i głowic, podatnych na awarie elementów ruchomych dysku.
Dysk zewnętrzny, jaki model wybrać?
Jak widać, robienie kopii zapasowej archiwum copywritera na dysku zewnętrznym jest dobrym pomysłem, zalety zdecydowanie przewyższają wady, lecz warto jeszcze dowiedzieć się, jaki model dysku kupić. Na rynku są obecnie dostępne dwa ich podstawowe rodzaje, które rozróżniamy ze względu na technologię zastosowaną w procesie produkcji:
Dyski zewnętrzne HDD
Już coraz rzadziej spotykane, ale jeszcze znajdujące swoich nabywców, nazywane też dyskami talerzowymi. Są to modele produkowane w tradycyjnej technologii znanej od dziesięcioleci, niestety podatne na uszkodzenia, mające spore rozmiary, głośne w działaniu i o wolniejszej prędkości zapisu oraz przesyłu danych.
Dyski zewnętrzne SSD
Nowocześniejsze od poprzedników, produkowane z użyciem najnowszych technologii gwarantujących niezawodność i szybką transmisję danych. Są mniejsze, bardziej mobilne, brak ruchomych części zwiększa ich odporność na uszkodzenia mechaniczne, upadki i wstrząsy, a praca jest praktycznie bezgłośna.
Przechowywanie danych w chmurze – zalety i wady
Robienie kopii na dysku zewnętrznym może w znacznym stopniu uchronić copywritera przed utratą danych, jednakże warto zastanowić się nad jeszcze jedną opcją ich przechowywania, możliwościami, jakie daje chmura. Przez to pojęcie rozumiemy dedykowane serwery służące właśnie do przechowywania danych i sprawnego zarządzania nimi, można więc to uznać za odmianę dysku do wynajęcia, którego określona pojemność jest dostępna dla danego użytkownika.
Dostęp do swoich danych zyskujemy poprzez Internet, taki sposób robienia ich kopii zapasowej ma wiele niepodważalnych zalet, a specjaliści wskazują przede wszystkim na:
- łatwy dostęp praktycznie z każdego miejsca, w którym mamy możliwość podłączenia się do sieci, uzyskiwany nie tylko z komputera, ale i z używanych do pracy urządzeń mobilnych, wystarczy tylko zalogować się na swoje konto;
- wysoki poziom bezpieczeństwa, zwłaszcza gdy korzystamy z renomowanych chmur, a dane są szyfrowane, zabezpieczone przed wirusami i innym szkodliwym oprogramowaniem, próbami włamania i kradzieży, w przeciwieństwie do zewnętrznego dysku twardego. Trudno sobie przecież wyobrazić sytuację, aby zniszczeniu uległy jednocześnie wszystkie serwery chmury;
- duża powierzchnia dyskowa już w standardzie, opcja bezpłatna przeważnie jest wystarczająca dla potrzeb copywritera, a w razie potrzeby prosto można ją rozszerzyć za dodatkową opłatą;
- możliwość korzystania z oprogramowania, takiego jak np. edytory tekstu online, bardzo często zintegrowanego z daną chmurą i udostępnionego przeważnie, chociaż nie zawsze, całkowicie bezpłatnie;
- automatyczny backup danych, nie musimy pamiętać o ich ręcznym zapisywaniu, a kopia zapasowa wykonuje się sama, w ściśle określonych godzinach.
Jeśli zaś chodzi o wady przechowywania danych w chmurze, to także kilka się znajdzie, przede wszystkich takich jak:
- konieczność łączenia się z chmurą za pośrednictwem Internetu, co nie wszędzie jest możliwe;
- ponoszenie miesięcznych opłat za możliwość zwiększenia dostępnej powierzchni dyskowej, niejednokrotnie sięgających ceny dysku zewnętrznego o zbliżonej wielkości;
- mniej renomowane chmury nie gwarantują odpowiedniego poziomu zabezpieczenia danych;
- różny poziom i dostęp usług, zależny od firmy, jaka oferuje daną chmurę;
- mimo zabezpieczeń możliwość podglądu przechowanych danych przez osoby nieuprawnione.
Jaką chmurę wybrać, aby mieć pewność bezpieczeństwa swoich danych?
Powiedzmy sobie szczerze, że w obecnych czasach przeważająca większość copywriterów, w tym i skromny autor tego tekstu, używa oprogramowania działającego w oknie przeglądarki, warto tu wspomnieć choćby edytory Neuronwriter czy SurferSEO. Warto także zastanowić się nad pracującym w takim trybie edytorze tekstów, a najlepsze opcje backupu danych dają nam do wyboru dwie najpopularniejsze chmury.
Dysk Google
Należący do jednego z dwóch potentatów na rynku, twórcy nie tylko najczęściej używanej na świecie wyszukiwarki stron. Dysk Google to warta rozważenia oferta przestrzeni dyskowej udostępnianej firmom i osobom prywatnym, gdzie można przechowywać i synchronizować swoje dane. Automatycznie archiwizowane są między innymi zdjęcia, filmy, pliki w popularnym formacie PDF oraz inne pliki, jakie zdecydujemy się trzymać na dysku Google, w tym oczywiście i napisane teksty.
Dostępna przestrzeń dyskowa nie jest może imponująca, łącznie na nasze dane mamy 15 GB bezpłatnie, które w każdej chwili możemy odpłatnie rozszerzyć, zyskując nawet 30 TB miejsca. Dodatkowo każdy, kto zdecyduje się skorzystać z propozycji Google, dostaje możliwość skorzystania z bezpłatnych aplikacji wchodzących w skład pakietu Google Workspace, przydatnych także dla copywritera:
- Google Docs, wygodny w użyciu edytor tekstu umożliwiający zapis w kilku popularnych formatach;
- Google Sheets, arkusze kalkulacyjne, o opcjach zapisu, jak powyżej;
- Google Slides, umożliwiający robienie efektownych prezentacji;
- Google Notes, praktyczny notatnik;
- Google Keep, słynne „żółte karteczki”;
- Google Calendar, zintegrowany z Gmail, klientem poczty i Google Meet, służącym do komunikacji.
Dysk Microsoft OneDrive Basic
Warto również zastanowić się nad alternatywą dla Google, jaką daje nam kolejny rynkowy gigant, Microsoft. Prawdopodobnie większość copywriterów używa systemów operacyjnych właśnie tej firmy, udostępniającej użytkownikom usługę Microsoft OneDrive Basic, 5 GB darmowej przestrzeni dyskowej i łatwą synchronizację plików dzięki wbudowaniu w najnowsze wersje systemu z Richmond. Robienie kopii zapasowej jest więc dziecinnie proste, praktycznie robi się ona sama.
Niestety za darmo otrzymujemy tylko możliwość skorzystania z przestrzeni w chmurze, jeśli zaś mamy zamiar jednocześnie używać pakietu Microsoft Office 365, to niestety musimy za niego zapłacić, wykupując co najmniej opcję Personal. Lepszą opcją, oczywiście moim skromnym zdaniem, wydaje się dysk Google, w którym bezpłatnie mamy możliwość pracy na wielu aplikacjach. Wystarczy tylko założyć darmowe konto i zalogować się na nie, a jak podejrzewam, spora liczba copywriterów używa poczty Gmail.
Content Manager w SEOSPACE
Miłośnik słowa, dla którego pisanie i czytanie to nie pasja, lecz styl życia. Czyta wszystko i wszędzie, a natłok myśli uwielbia przelewać na papier lub ekran komputera. Regularnie zgłębia też tajniki SEO, po to, aby to co pisze było zgodne z obowiązującymi zasadami pozycjonowania stron. Specjalizuje się w tekstach blogowych i stara się, aby to co wychodzi spod jego pióra spełniało wszystkie wymagania czytelnika, zyskując jednocześnie jak najwyższe pozycje w Google. Prywatnie miłośnik literatury fantasy, przed którym światy wykreowane przez autorów tego gatunku nie mają żadnych tajemnic. Jednocześnie wielki miłośnik pisma ręcznego, najlepszej metody pozwalającej rozwinąć swoją kreatywność, ułatwiającej panowanie nad każdym słowem.
Szukasz wsparcia w Copywritingu?
Zamów bezpłatną wycenę.
Piotr Płucienniczak
Content Manager